Als fractional CFO zie ik het dagelijks: ambitieuze mkb-directeuren die uren per week verspillen aan randzaken en brandjes blussen. De operationele hectiek vult de agenda, waardoor strategie, groei en innovatie op een zijspoor belanden. “Het hoort erbij”, hoor je nogal eens, maar ik weet uit ervaring dat het ook anders kan. Daarom geef ik je in dit blog vijf tips waarmee je tot wel vijf werkweken per jaar vrijspeelt.
1. Automatiseer je uitgavenbeheer met Pleo of Payhawk
Doen jouw medewerkers regelmatig zakelijke uitgaven? Bijvoorbeeld omdat ze reizen voor hun werk, een klant mee uit eten nemen of verantwoordelijk zijn voor het marketingbudget? Dan weet je hoeveel tijd er gaat zitten in het verwerken van declaraties.
Bonnetjes raken kwijt, werknemers klagen dat ze geld moeten voorschieten en er ontstaat duw- en trekwerk om wie de creditcard mag gebruiken. Met een uitgavenbeheeroplossing zoals Pleo of Payhawk los je die problemen in één klap op. En dat werkt heel simpel:
- Elke medewerker krijgt een eigen zakelijke betaalkaart
- Jij bepaalt per medewerker hoeveel die maximaal mag uitgeven (per transactie, per project en per maand)
- Na elke aankoop krijgt de medewerker een automatische melding om het bonnetje te scannen via de app
- Het bonnetje wordt automatisch aan de juiste transactie gekoppeld dankzij een integratie met je boekhoudsysteem
Dankzij oplossingen zoals Pleo en Payhawk bespaar je tientallen uren per jaar op het beheren van je uitgaven en het verwerken van declaraties. Fijn voor jou, je boekhouder én je personeel.
2. Integreer je boekhoudpakket met je CRM-systeem
Is jouw boekhoudpakket gekoppeld aan je CRM-systeem? De kans is groot dat het antwoord ‘nee’ is. Als ik bij mkb-bedrijven over de vloer kom, is dit namelijk vaker niet dan wel geregeld. Het gevolg: elke dag opnieuw moeten zaken handmatig van het ene systeem naar het andere worden overgeheveld. Zonde van de tijd en bovendien onnodig.
Of je nu Salesforce, Hubspot, Teamleader of Zoho CRM gebruikt: je kunt deze tools vaak met een klik op de knop aan je boekhoudpakket koppelen. Zeker als je met een bekend pakket werkt, zoals Exact Online.
Dit levert een indrukwekkende tijdswinst op. De data in je CRM wordt namelijk automatisch gesynchroniseerd met de data in je boekhoudpakket. Dubbele handmatige invoer is daardoor verleden tijd. Ook verklein je het risico op fouten, waardoor facturen niet langer in de verkeerde inbox belanden en klantgegevens niet foutief meer worden geregistreerd.
3. Automatiseer de onboarding van nieuwe werknemers
Het aannemen en inwerken van een nieuwe werknemer kost veel tijd. Heb je geen hr-medewerker in dienst? Dan komt dat allemaal op jouw bordje terecht. Gelukkig kun je dit proces eenvoudig stroomlijnen en automatiseren.
Maak voor elke onboardingfase een digitale checklist
Onboarding is een terugkerend proces waarin je steeds dezelfde stappen doorloopt. Door deze stappen op te nemen in een checklist, voorkom je dat je stappen overslaat en hoef je niet steeds opnieuw te bedenken wat die stappen zijn.
Maak bijvoorbeeld een pre-boarding checklist voor alle taken vóór de eerste werkdag. Denk aan taken zoals een contract opstellen, e-mailaccount aanmaken, welkomstpakket bestellen en het team briefen over inwerktaken.
Maak daarnaast ook een kick-off checklist voor tijdens de eerste werkweek. Denk aan taken zoals een teamlid aanwijzen voor de rondleiding, een kennismakingsmoment plannen met de afdeling, softwaresystemen uitleggen en een voortgangsgesprek inplannen.
Door eenmalig een checklist op te stellen, voorkom je repetitief denkwerk en sla je nooit meer een stap over in het onboardingproces.
Bouw onboarding workflows in Trello
Trello is een gratis projectmanagementtool waarmee je heel eenvoudig projectborden aanmaakt. Het doel van Trello is dat je deze projectborden van verschillende fases voorziet. Bijvoorbeeld: “To Do”, “Doing” en “Done”. Vervolgens plaats je kaarten in dit projectbord. Op elke kaart staat een taak beschreven. Telkens wanneer je aan een taak werkt of die afrondt, verschuif je het kaartje naar de volgende fase. Bijvoorbeeld van To Do naar Doing en van Doing naar Done.
Een groot voordeel van Trello is dat je met meerdere mensen tegelijk in één projectbord kunt samenwerken.
Breng alle onboardingdocumenten samen op één plek
Maak checklists, formulieren, handboeken en beleidsdocumenten op één plek toegankelijk voor nieuwe medewerkers. Je kunt dit het beste digitaal doen, in Dropbox, Google Drive of Sharepoint. Als de nieuwe medewerker ergens niet uitkomt, kan die eenvoudig een checklist of handboek raadplegen. Als werkgever hoef je daardoor niet steeds vragen te beantwoorden.
4. Zet AI in als jouw persoonlijke assistent
Als ondernemer ben je dagelijks veel tijd kwijt aan offertes opstellen, mailtjes beantwoorden en reageren op klantverzoeken. Deze processen kunnen grotendeels worden geautomatiseerd. Met ChatGPT bouw je bijvoorbeeld heel eenvoudig je eigen custom-GPT’s. Dit zijn AI-assistenten die fungeren als je rechterhand. Enkele voorbeelden daarvan:
- Maak in ChatGPT een standaard template aan voor offertes. Zo hoef je per offerte alleen nog de klantgegevens en het bedrag in te vullen. Voila, in drie minuutjes gefixt.
- Of je nu Gmail of Office 365 gebruikt, je kunt je mailtjes in beide gevallen automatisch laten opstellen door kunstmatige intelligentie (AI). In Gmail kan dat met Gemini, in Office 365 met Copilot. Je hoeft de mail dan alleen nog even te controleren voor je ‘m verstuurt.
- Met een AI-chatbot op je website, worden bijna alle klantvragen automatisch beantwoord. Dit is vooral fijn als je in de handel werkt en veel distributievragen krijgt.
5. Bespaar tijd op je administratie met een fractional CFO
Veel mkb-bedrijven zijn te klein voor een financieel directeur, maar hebben financiële uitdagingen die verder gaan dan het voeren van een administratie. Dat uit zich op allerlei manieren:
- Je bent als DGA veel tijd kwijt aan je boekhouding, waardoor je niet aan de taken toekomt die je bedrijf écht verder helpen
- Omdat je zelf geen finance-professional bent, kom je regelmatig voor onaangename verrassingen te staan, zoals problemen met je cashflow en liquiditeit
Een fractional CFO biedt in zo’n geval uitkomst. Deze flexibel inzetbare finance-professional biedt één of meerdere dagen per week financiële ondersteuning, zodat jij geen tijd meer verspilt aan je administratie en je meer inzicht krijgt in je financiën. Terwijl de fractional CFO van jouw financiën een groeimotor maakt, kun jij je met een gerust hart richten op het runnen van je onderneming.
Benieuwd of een fractional CFO ook bij jouw bedrijf past? Ontdek mijn werkwijze op de fractional CFO-pagina.
