Als finance-professional kom ik al ruim 30 jaar over de vloer bij bedrijven in alle sectoren. Wat me opvalt is dat met name mkb-bedrijven steeds in dezelfde financiële valkuilen trappen. Daarmee doel ik niet op dreigende faillissementen of financieel wanbeleid, maar op de blinde vlekken binnen de organisatie. Die voelen vaak niet urgent, maar op de lange termijn hebben ze een negatieve impact op je business. In dit blog deel ik welke valkuilen ik het vaakst tegenkom en hoe je die als DGA kunt voorkomen.
1. Je stuurt op onderbuikgevoel, in plaats van harde cijfers
Je hebt een breed aanbod aan producten of diensten. Maar welke daarvan leveren werkelijk rendement op? Veel mkb-bedrijven hebben een prima omzet, maar hebben geen idee waar de marge zit. Het bedrijf draait op intuïtie, ervaring en onderbuikgevoel – niet op harde cijfers.
“Maar het gaat toch goed?” is dan de reactie van de DGA. Het antwoord daarop is: nee, het gaat niet goed. Want zolang jij niet weet welk rendement je daadwerkelijk uit je inspanningen haalt, laat je geld liggen én verspil je geld. Dit gaat ten koste van je groei en je schaalbaarheid.
Dit geldt niet alleen voor producten en diensten, maar ook voor investeringen. Als je geen inzicht hebt in je cijfers, kun je bijvoorbeeld niet beoordelen wat de impact is van een SaaS-investering of het aannemen van extra personeel. Hebben ze hun waarde al terugverdiend? Of kosten ze je na een jaar nog steeds meer dan ze opleveren? Het blijft giswerk.
Oké, sturen op cijfers dus en niet op onderbuikgevoel. Maar hoe pak je dat aan? Deze aanpak helpt je op weg:
Splits je omzet en kosten uit per product, dienst of project
Zo zie je in één oogopslag wat winstgevend is en wat vooral tijd of geld kost. Je ontdekt hierdoor welke onderdelen van je aanbod écht bijdragen aan je resultaat, en waar je misschien moet bijsturen of schrappen.
Ik heb regelmatig zien gebeuren dat ondernemers meer dan de helft van hun aanbod schrapten omdat het overige deel bijna al het rendement opleverde. Zonder cijfermatig inzicht hadden ze dat nooit geweten.
Maak onderscheid tussen vaste en variabele lasten
Een gezond bedrijf heeft grip op de kosten. Dat begint bij het begrijpen van het verschil tussen vaste en variabele lasten.
Vaste lasten zijn kosten die elke maand terugkomen, ongeacht hoeveel je verkoopt of hoeveel opdrachten je uitvoert. Denk aan je boekhoudsoftware, de huur van je werkruimte en het salaris van vaste medewerkers. Ze vormen de basis van je kostenstructuur. Variabele lasten bewegen mee met je omzet of werkdruk. Denk aan inkoopkosten, verzendkosten, reiskosten en het inhuren van freelancers.
Door dit onderscheid cijfermatig in kaart te brengen, weet je precies hoeveel ruimte je hebt om te investeren of om juist kosten te besparen.
Werk met maandelijkse rapportages
Door eenmaal per maand stil te staan bij je cijfers, ontdek je patronen in je cashflow. Waar zijn de inkomsten stabiel? Waar blijven ze achter? Wat is de reden van pieken of dalen in je financiële data? En hoe presteer je ten opzichte van voorgaande jaren?
Door deze patronen inzichtelijk te maken en hierop te sturen, kom je niet langer voor verrassingen te staan. Je loopt dus geen kansen meer mis en wordt ook niet overvallen door cashflow- of liquiditeitsproblemen.
2. Je hebt onvoldoende aandacht voor werkkapitaal
Voor een soepele dagelijkse bedrijfsvoering heb je werkkapitaal nodig. Dit betekent dat je grip moet houden op je voorraden en debiteuren. Zijn je voorraden te hoog of betalen klanten te laat? Dan ligt er onnodig veel geld vast. Dat geld kun je vervolgens niet gebruiken voor investeringen of het uitbetalen van crediteuren.
Ook goede betaalafspraken met leveranciers zijn belangrijk. Anders betaal je misschien te vroeg of juist te laat, waardoor je cashflow onnodig onder druk komt te staan. Dit kan ertoe leiden dat je extra financiering moet aantrekken, terwijl dat met een goed werkkapitaal niet nodig zou zijn.
Vooral technische bedrijven lopen tegen problemen aan met hun werkkapitaal. Deze bedrijven hebben vaak een grote voorraad reserve-onderdelen. Dat komt omdat men nog volgens een oud adagium werkt: de beste raad is voorraad. In de praktijk zorgt die aanpak vooral voor onnodig kapitaalsbeslag. Die onderdelen liggen namelijk stil en leveren dus geen direct rendement op.
3. Je knoopt alles aan elkaar met spreadsheets
Als je LinkedIn moet geloven, werkt elk mkb-bedrijf met de nieuwste en beste boekhoudsoftware. De werkelijkheid ligt helaas anders. Tienduizenden mkb-bedrijven in Nederland vertrouwen nog op Excel of Google Spreadsheets voor hun administratie.
Hoewel ik dat als fractional CFO zorgwekkend vind, kan ik me goed voorstellen waarom bedrijven hiervoor kiezen. Het gaat hier namelijk om bedrijven waar een zogenaamde Excel-koning de dienst uitmaakt.
Deze Excel-koning is een ervaren finance-collega die graag ‘old school’ te werk gaat en alles weet van formules, draaitabellen en koppelingen. Hij bouwt slimme en complexe bestanden die precies de juiste inzichten bieden.
Klinkt waterdicht toch? Tot deze monarch ziek wordt, een andere baan vindt of de pensioenleeftijd bereikt. Dan blijkt al snel dat niemand anders begrijpt hoe je zijn Excel-meesterwerk moet gebruiken.
Zijn spreadsheets dan overbodig? Zeker niet. Ze zijn een fantastisch hulpmiddel. Maar ze vormen geen volwaardig alternatief voor een boekhoud- of ERP-pakket. Daarvoor zijn ze niet schaalbaar genoeg. Ook is de foutgevoeligheid van spreadsheets erg groot – één foutje in een formule en je hele rapportage klopt niet meer.
4. Je denkt dat systemen en automatisering alles oplossen
Je hoeft als mkb-directeur maar twee minuten op social media te kijken en je wordt overladen met advertenties voor SaaS-oplossingen. De boodschap is vaak urgent: wie nu niet automatiseert raakt achterop, met alle gevolgen van dien.
Als fractional CFO ben ik een groot voorstander van automatisering. Het leidt tot een significante geld- en tijdsbesparing en maakt je bedrijf schaalbaar. Maar het is niet de oplossing voor al je problemen. En dat is helaas wel wat veel DGA’s denken.
Zodra processen stroef lopen of het overzicht ontbreekt, is de eerste reflex om een nieuw systeem aan te kopen. Of erger nog: voor 50.000+ euro te laten bouwen. Als je onderliggende processen niet op orde zijn, verandert er echter niets. Zo’n systeem blijkt dan vooral een sigaar uit eigen doos.
Ik zeg mijn klanten altijd: systemen zijn een hulpmiddel, geen wondermiddel. Pas als de basis op orde is, kun je stappen zetten met automatisering. Kijk dus eerst goed waar de knelpunten zitten, want als je rommelige werkwijzen automatiseert, krijg je daar geautomatiseerde troep voor in de plek.
5. Je ziet finance als een kostenpost
Een kapitale denkfout die mkb-bedrijven maken, is dat ze maximaal bezuinigen op het beheer van hun financiën. Op het eerste oog bespaar je daar flink wat geld mee, maar op de termijn werkt het averechts. Wie finance ziet als kostenpost, is namelijk een dief van zijn eigen portemonnee.
Waarom? Omdat in je cijfers een schat aan informatie verstopt zit – over winstgevendheid, risico’s, cashflow, groeikansen en nog veel meer. Als je die informatie goed ontsluit en analyseert, groeien je financiën vanzelf uit tot een groeimotor voor je bedrijf. Financieel beheer is dus geen kostenpost, maar een cruciale investering.
Waar ligt jouw valkuil? Ontdek het tijdens een gratis quickscan
In een gratis quickscan van 90 minuten brengen we je financiën in kaart en ontdekken we wat je kwetsbaarheden zijn en waar je kansen liggen – zowel op de korte als de lange termijn. Dat doen we aan de hand van 10 thema’s en met één doel: jouw financiën inzetten als groeimotor van je bedrijf.
