Bij mkb-bedrijven lekt er jaarlijks veel geld weg door verouderde processen, gebrek aan financieel inzicht en onnodige (vaak torenhoge) automatiseringskosten. Dit loopt al gauw op tot duizenden en bij grotere bedrijven zelfs tienduizenden euro’s per jaar. In dit blog deel ik de vier fouten die ik het vaakst tegenkom bij mkb-bedrijven en leg ik uit hoe je die voorkomt.
1. Je ziet automatisering als een doel in plaats van een middel
De druk om te automatiseren is groter dan ooit. Zeker sinds de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI). Dit leidt bij veel mkb-bedrijven tot paniekvoetbal. Er worden hoge bedragen gespendeerd aan SaaS-oplossingen en dure ERP-systemen, maar er zit geen gedegen plan achter. Het gevolg: je gaat automatiseren om te automatiseren. Een klassieke denkfout in het mkb.
Ben ik dan tegen het automatiseren van processen? Nee, integendeel zelfs. Maar als je met automatisering aan de slag gaat, neem dan eerst de kwaliteit van je onderliggende processen onder de loep. Waar liggen de zwaktes? Waar gaat veel tijd verloren? Welke taken zijn voorspelbaar en repetitief? Waar mis je inzicht en technische ondersteuning?
Met deze aanpak breng je concrete verbeterpunten in kaart. Je ontdekt bijvoorbeeld dat:
- medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het overtypen van gegevens tussen systemen;
- offertes nog handmatig worden opgesteld in Word en Excel;
- niemand echt zicht heeft op de doorlooptijd van klantorders;
- inkoop op gevoel gebeurt in plaats van op basis van actuele voorraden;
- managementrapportages pas weken na de maandafsluiting beschikbaar zijn.
Pas als je de knelpunten in je onderliggende processen helder hebt, kun je bepalen op welk gebied automatisering waarde toevoegt. Zo voorkom je dat je een duur systeem optuigt voor processen die überhaupt niet goed zijn ingericht.
2. Je verspilt meerdere uren per week omdat je alles handmatig doet
In veel bedrijven wordt elke dag uren verspild aan repetitieve handelingen. Facturen kopiëren van de ene map naar de andere, gegevens overtikken van een offerte naar een factuur, bonnetjes inscannen en sorteren, klantgegevens bijhouden in losse Excel-bestanden – het lijkt onschuldig, maar je verliest er veel geld en tijd mee.
Door processen te automatiseren, houd je ruimte over om je te focussen op werk dat wél waarde toevoegt. Denk bijvoorbeeld aan boekhoudpakket waarmee je offertes aan factuurnummers koppelt – of waarmee je bonnetjes automatisch aan de juiste transactie kan toevoegen. Of aan een customGPT die jou helpt om adviesrapporten op te stellen en mailtjes te beantwoorden.
Meer weten over de mogelijkheden? Lees dan verder in mijn blog over hoe je +200 uur per jaar bespaart als mkb-bedrijf.
Bonustip: met dit productiviteitsframework werk je tot wel 10x efficiënter
Een goede manier om te bepalen wat je wel en niet wil automatiseren is door het productiviteitsframework van bestsellerauteur en investeerder Tim Ferriss toe te passen. Dit framework bestaat uit vier chronologische stappen: Elimineren > Automatiseren > Delegeren > Versimpelen. Dat pak je als volgt aan:
- Maak een lijst van alle terugkerende taken en activiteiten in je bedrijf.
- Kijk vervolgens welke taken je kunt elimineren, bijvoorbeeld omdat ze meer geld kosten dan ze opleveren.
- Kun je een taak niet elimineren? Kijk dan of je die kunt automatiseren, bijvoorbeeld met een SaaS-oplossing.
- Is automatiseren niet mogelijk? Probeer de taak dan te delegeren, bijvoorbeeld aan een PA of freelancer.
- Is delegeren ook geen optie? Onderzoek dan hoe je de taak kunt versimpelen.
Door deze stappen systematisch te doorlopen, verhoog je je productiviteit aanzienlijk. Je elimineert onnodige stappen, automatiseert terugkerende handelingen, delegeert wat je zelf niet hoeft te doen en maakt de taken die overblijven simpeler. Dit levert rust, overzicht, tijd en rendement op.
3. Je hebt geen financiële SWOT-analyse opgesteld
Bijna elke ondernemer heeft wel eens een SWOT-analyse opgesteld: een overzicht van de krachten en zwaktes van je bedrijf, alsook de kansen en bedreigingen in de markt. Toch wordt er bij het invullen hiervan zelden naar de cijfers gekeken – het wordt vooral gezien als een marketingtool.
Mijn advies is om naast een marketinggerichte SWOT-analyse ook een finance-gedreven SWOT-analyse op te stellen. Je cijfers spreken namelijk boekdelen over marges, cashflow, klantconcentratie of inkomensdiversificatie.
Met een finance-gedreven SWOT-analyse koppel je je cijfers aan belangrijke strategische vragen, zoals:
- Welke diensten leveren de meeste marge op?
- Welke 20% van mijn klanten levert 80% van mijn rendement op?
- Zijn er diensten of producten met veel potentie waar ik nog nauwelijks in investeer?
- Welke kostenposten groeien sneller dan mijn omzet, en waarom?
- Hoe efficiënt worden uren van medewerkers besteedt in verhouding tot de opbrengst?
- In welke marktsegmenten groeit de vraag, en ben ik daar financieel op voorbereid?
- Wat zijn de financiële gevolgen van nieuwe wet- en regelgeving in mijn branche?
- Welke externe risico’s (zoals rente, wisselkoersen of leveringsproblemen) hebben impact op mijn marge?
Een finance-gedreven SWOT-analyse vormt dus een praktisch stuurinstrument om je bedrijf slimmer aan te sturen.
4. Je hebt nog geen fractional CFO in je team
Veel mkb-bedrijven zijn te klein om een financieel directeur aan te nemen. Maar ze lopen wel rond met financiële uitdagingen die verder gaan dan het voeren van een administratie. Voor die specifieke bedrijven biedt een fractional CFO de oplossing. Een fractional CFO biedt één of meerdere dagen per week operationele en strategische ondersteuning op freelancebasis. Zo bespaar je als DGA veel tijd op je administratie, krijg je meer inzicht in je cijfers en worden je financiën vanzelf een groeimotor voor je bedrijf.
Benieuwd of een fractional CFO ook bij jouw bedrijf past? Lees dan meer over mijn werkwijze of boek een vrijblijvende quickscan van 90 minuten. Tijdens deze quickscan ontdek je aan de hand van 10 thema’s waar jouw kansen en uitdagingen liggen en wat een fractional CFO daarin kan betekenen.
